Como avaliar a Equipa de forma justa?

Esta semana trago-vos mais um tema que normalmente é muito polémico nas Sociedades de Advogados: Sistema de Avaliação da Equipa. A newsletter vai ser um pouco maior do que é habitual, mas tenho a certeza que vai ser útil.
 
Como sabem, nos últimos 18 anos, tenho estado sempre envolvido com inúmeros escritórios de diferentes nacionalidades e assim, tenho-me envolvido de forma directa nos sistemas de avaliação de Advogados. Há pouco tempo passei por mais um. E, é sempre interessante ver que cada escritório é um caso único, mas ao mesmo tempo as variáveis “não fogem” muito de um determinado padrão.
 
Tenho visto muitos sistemas de avaliação, desde o mais simples, ao mais complexo, onde quase é requisito ter um doutoramento para perceber; aliás por vezes, algumas sociedades fazem mesmo para que não se perceba… Felizmente poucas! Já vi avaliações com sistema de créditos, (que é um verdadeiro quebra-cabeças! Sei, porque já fiz um!)… Já vi por atribuição de factores consoante a posição do advogado, tipo "Bota de Ouro", o qual não podia estar mais errado… Já vi por anuidade, por avaliação qualitativa pelos sócios, avaliações 360 graus, etc… Enfim, inúmeras maneiras, muitas das vezes a tentar copiar outros (de forma errada) e/ ou a tentar implementar algo que não têm forma de medir…
 
Eu sempre fui apologista do sistema KISS: "Keep It Simple and Stupid". Quanto mais complicado o sistema for, menos as pessoas se envolvem. Por outro lado, senão tocar nas várias áreas que se pretendem medir, então não será justo.
 
Foi nesta direção que caminhei no meu último trabalho num dos escritórios e posso dizer sem qualquer pudor que o resultado foi muito positivo, apesar de sabermos que qualquer Sistema de Avaliação é um "ongoing job", ou seja, nunca está terminado, sendo necessário constantes afinações!
 
Mas como é que podemos desenvolver um sistema que seja eficaz, justo e que realmente premeie quem merece?
 
Não é tarefa fácil… Mas consegue-se!
 
O primeiro passo, como muitos outros, é o envolvimento dos elementos de topo no sistema de avaliação! Aqui, posso referir que um dos fatores de sucesso que tive no meu último trabalho, foi precisamente o facto dos elementos de topo trabalharem “side-by-side” comigo, analisando o que está bem e menos bem. Foi o envolvimento do topo que ajudou a determinar se o equilíbrio que pretendíamos encontrar estava correcto ou não. Este, não deverá ser um trabalho que se encomenda e aparece o pacote feito sem qualquer participação dos sócios. Nem de modo algum perguntar a outra sociedade (como é muito frequente)… No way! It doesn't work!
 
O 2º passo, é determinar o objectivo de um Sistema de Avaliações? É motivar? É servir de base a evolução no Escritório? É para determinar remunerações? É para determinar formações? É um pouco de tudo? 
 
Essa é a pergunta que deverá fazer. Consoante a sua resposta, assim deverá ser orientado o sistema de Avaliações.
 
3º Passo: O que pretendemos medir que nos leve ao objectivo determinado no passo anterior?
 
Temos várias variáveis que queremos monitorizar e avaliar, podendo alterá-las consoante a posição no escritório. Mas vamos tentar concretizar um pouco e falar de algumas das áreas que podemos avaliar:
 
1. Trabalho. Aqui vamos analisar o tempo de trabalho que despende na sua atividade;
2. Facturação. Quanto é que contribui para a faturação? Qual é a sua facturação? Será que paga os seus custos e dá lucro ao escritório? Quais são os seus rácios?
3. Produtividade. Ou seja, quanto tempo precisa para produzir a faturação? É eficaz?
4. Cobrança. Qual é o seu envolvimento na cobrança?
5. Marketing. Qual é a sua contribuição para o Marketing do Escritório? Da angariação ao site, do facebook às newsletters, das palestras aos almoços com potenciais clientes?
6. Gestão. De que forma é que se envolve com a Gestão do escritório? Sugere novas ideias? Participa activamente na gestão?
7. Formação. Apoia a formação interna? Apoia os estagiários? Procura formação externamente?
8. Comportamento. O elemento envolve-se com equipa? Cria bom ambiente? Tem boa relação com os sócios e com toda a equipa? Esta será sempre uma componente mais subjectiva.
 
Deve eleger uma amostra da equipa (se o escritório tiver um número elevado) com o objectivo de estar envolvida no processo para que esta dê o seu feedback, mas atenção, os escritórios, tal como as empresas, não são democracias (algumas pessoas por vezes, chateiam-se comigo quando digo isto), mas sim, “democracias ditatoriais”… 
 
4º Passo: Implementação. Há que colocar as mãos na massa.
 
Para cada uma destas medições é fundamental, desde já, um princípio absolutamente crítico: time-sheet! Se não houver registo de trabalho, então entramos totalmente no plano da subjetividade e é o caminho certo para o desentendimento, pois entra a perceção e a presunção. E aqui está o "caldo entornado"!

Seguidamente, não queira um sistema que avalie uma série de aspectos, quando não tem uma estrutura preparada para fornecer esses dados. (Se pretender um sistema que o ajude nesta área, clique aqui!) 
 
5º Passo: Automatização, procedimentos, muita teimosia e "tuning".
A minha experiência diz-me que se este sistema for manual, torna-se muito difícil e acaba por não ser implementado. Por isso, deverá ser feito um esforço no sentido de ter um sistema o mais automatizado possível e não queira que isso seja feito do dia para a noite. Este é um processo gradual e que deverá ser acompanhado, pois de inicio as pessoas não cumprem os procedimentos. E os hábitos que servem de base não são instituídos e cai tudo em desmotivação. Alguém precisa de ser muito teimoso para manter o "curso do navio" e não deixar “cair” ao primeiro obstáculo que encontra.
 
Quando um sistema de avaliação está em marcha, é muito natural que haja uma ou outra pessoa a sair da equipa. Pois há sempre aquele que não quer ser controlado, porque tem medo do que se possa descobrir… Ou vemos que advogados que só dão prejuízo e temos de tomar uma decisão de os remover da equipa… 
 
Finalmente, sempre que é realizado uma avaliação fazem-se afinações. Atenção! Afinações! Não "aldrabices"! :-) :-)
 
Este é, sem dúvida alguma, um dos fatores-chave para ter uma equipa vencedora!
 
Lembre-se que:
"Elementos da equipa que se sentem ameaçados, mas que não têm consciência disso, tornam-se rígidos, e isso impede o trabalho em equipa!" - Will Shultz.
 
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